Configurações iniciais

As configurações iniciais são necessárias para o funcionamento correto do Oficina Integrada. Antes de mais nada é importante que sejam definidas algumas configurações com base na realidade da sua Oficina.

Menu de Acesso: Configurações

Na tela de configurações as opções que devem ser configuradas são:

Antes de iniciarmos o cadastro de usuários devemos primeiro verificar as permissões que poderão ser atribuídas a ele.
Nas permissões de acesso será possivel bloquear o acesso a praticamente todos os recursos do sistema.
Menu Configurações>Permissões
As permissões são separadas por grupos de usuários, por exemplo, se na oficina tenha 2 mecânicos não será necessario cadastrar uma permissão separada para cada um, pois já que são da mesma função terão a mesma permissão. Dessa forma é melhor definir as permissões por setor.

Abaixo segue modelo da tela de perfil, onde é possivel verificar todas as possibilidades de bloqueio. Basta desmarcar a opção para perder o acesso a ela:

Depois de criar o perfil basta seguir as instruções de como cadastrar um novo colaborador. Durante o cadastro será solicitado que escolha um perfil especifico para o colaborador, por esse motivo recomendamos realizar esse tutorial antes de iniciar o cadastro de usuários.

Agora que terminou de personalizar os perfis de acesso recomendamos prosseguir o treinamento com o passo a passo para cadastro de usuários clique aqui.
Para adicionar ou editar um usuário acesse o menu de configurações e em seguida acesse a opção "colaboradores".
Menu Configurações>Colaboradores

Na tela de colaboradores teremos a listagem de todos os usuários cadastrados no sistema, além disso teremos também a opção "Cadastrar Novo Colaborador", através do qual será possivel incluir os novos usuários.
Para editar um usuário basta clicar no botão de edição que se encontra na frente de cada cadastro .
Para Cadastrar um Novo Colaborador, clique na opção de cadastro e na tela basta preencher os campos como se pede. Entraremos em detalhes apenas sobre alguns, sendo eles: regras de comissão, usuário, senha e perfil.

Os campos usuário e senha, serão utilizados para acessar o sistema.
OBS.: A chave de acesso é mesma para todos os colaboradores.

O campo perfil é onde será definido quais acessos um usuário poderá ter dentro do sistema, nas permissões é possivel limitar o acesso a quase todas as telas do sistema. Recomendamos que antes de cadastrar os usuários sejam criados e definidas as permissões para cada grupo de usuários. Para mais informações sobre permissões clique aqui.
Regras de Comissão:
Nas Regras de comissão é possivel definir qual a comissão que cada colaborador irá receber, podendo ser sobre serviços, produtos, individual, ou em cima do faturamento geral.

OBS.: A comissão deve ser cadastrada individualmente para cada setor.

A comissão será lançada sempre que entregar uma Ordem de Serviço, o vinculo entre a OS e o colaborador é feito através das peças e serviços adicionados na ordem de serviço. Abaixo segue os campos na ordem de serviço que serão utilizados para calcular a comissão:

Para visualizar a comissão utilize o Menu Financeiro na opção Comissões:
Menu Financeiro>Comissões
Nessa opção você poderá gerar um relatório de comissão preciso de acordo com as Ordens de Serviços lançadas no período selecionado:

Após realizar a busca o sistema direcionará para o relatório de comissões.

Aqui prosseguiremos com a configuração do sistema, nessa etapa iremos deixar o sistema com as informações corretas para impressão de OS e relatórios.
Nessa tela além dos dados da empresa e logomarca, também teremos a configuração do email utilizado para envio no sistema.
Menu Configurações>Dados Empresa>Dados Empresa

No cadastro dos dados básicos, basta preencher como se pede, já nos dados fiscais será necessário ter um pouco mais de cuidado, pois caso for utilizar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica será preciso ter esses dados corretamente preenchidos.
OBS.: Para emitir nota fiscal é necessário contratação do modulo adicional.
OS DADOS ABAIXO SÃO IMPORTANTES APENAS PARA EMISSÃO DE NF-e

Dados fiscais:


Com exceção dos campos razão social e endereço, os demais não poderão estar preenchidos com traços, acentos, ou espaço antes e depois da frase. Caso tenha algum campo preenchido assim retornará erro Rejeição NF-e – O elemento ‘campo com erro’ – O valor é inválido de acordo com o seu tipo de dados.
OBS.: Os campos Código do Município, Código da UF, Inscrição Estadual podem ser pegos pela internet
Código do Município e UF: Site IBGE
Inscrição Estadual: Site Sintegra
CNPJ Contador: Em alguns estados como na Bahia é necessario também informar o CPF ou CNPJ do seu contador, caso tenha necessidade de preencher esse campo, mas não tem o CNPJ ou CPF do contador, pode utilizar o CNPJ do Sefaz do seu estado (Bahia: 13.937.073-0001-56). Caso não seja informado retornará o erro "Rejeição 486 - Não informado o Grupo de Autorização para UF que exige a identificação do Escritório de Contabilidade na Nota Fiscal". OBS.: O CNPJ do sefaz do seu estado deve ser confirmado junto ao seu escritório de contabilidade.

Dados fiscais de produtos padrão:


Alíquota ICMS padrão: Esse campo irá definir um valor padrão para o ICMS. Sempre que for gerar uma nota já virá com essa informação preenchida, mas será possivel editar esse campo no momento da geração da NFe
CFOP padrão: Assim como o ICMS o CFOP é uma informação que na maioria das vezes sempre será o mesmo: 5102, 5405... ( segue link com tabela completa com todos os CFOP clique aqui).
Fuso-horário NFE: Aqui é necessario definir o seu fuso horário, após configurar esse campo e mesmo assim retornar o erro "703 - Data-Hora de Emissão posterior ao horário de recebimento", nesses casos será preciso confirmar as configurações de fuso horário no computador estão devidamente habilitadas: Clique Aqui para saber mais sobre a configuração de fuso horário.
Ambiente NFE: Esse campo deixe sempre em Produção, pois o homologação só é utilizado apenas para testes.
Mensagem "Dados adicionais" padrão (InfCpl): Nesse campo será inserido as mensagem padrão que irá aparecer no rodapé da nota fiscal. Para esse campo a maioria das empresas utilizam a mensagem: "DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL E NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE ICMS, DE ISS E DE IPI".
Termo de garantia padrão: Esse campo é utilizado nas Ordens de Serviço, e aqui é possivel definir uma mensagem padrão para aparecer em todas as OS automaticamente.

Configuração do cupom não fiscal:


Por hora a única opção disponível para o cupom não fiscal é se vai exibir a logomarca ou não.

Configuração da negociação de pagamento:


Caso seja marcado essa opção, toda OS que tiver negociação de pagamento com desconto, irá incidir na comissão do colaborador vinculado a essa OS.
Agora iremos para a aba configuração de email, já que a enviar logomarca, basta selecionar o arquivo e enviar
Menu Configurações>Dados Empresa>Logomarca

Agora iremos para uma breve explicação sobre a configuração da logomarca, já que basta selecionar o arquivo e enviar. O Arquivo a ser enviado no sistema precisa estar dentro das seguintes condições: não pode ter mais que 150px de altura, o tamanho do arquivo não pode ser maior que 190Kb, o nome do arquivo não pode ter acento ou letras especiais, e por ultimo o arquivo tem de estar nos formatos JPG, PNG ou BITMAP.

Após enviar a logomarca e mesmo assim ela não aparecer nos relatórios e na OS, será preciso fazer uma limpeza de cache no navegador.
Para Chrome / Para Firefox
Depois de limpar o cache, não será preciso enviar o logomarca novamente, basta imprimir um relatório ou OS que a nova logo já deverá aparecer.
Menu Configurações>Dados Empresa>Configura Email

Para o funcionamento correto dos formulários de contato no site e também para o envio de emails no sistema é necessário que tenha uma conta de email configurado para realizar o envio.

No Oficina Integrada:
  1. Acesse o sistema com os dados de acesso.

  2. Clique no menu de configurações Configurações>Dados da Empresa>Configura Email.

  3. Preencha os dados: Email, Senha do email, Porta, Servidor de Saída e SSL


Todo servidor de email tem um endereço de entrada e de saída por onde outros programas podem utilizar essa informação para enviar emails automaticamente pela conta. Formulários de contatos no site também utilizam desse email para poder enviar os contatos de fale conosco.
OBS.: Emails da Microsoft como hotmail.com, outlook.com e live.com, não funcionam pois utilizam criptografia TLS e a plataforma só aceita criptografia SSL.
Abaixo segue uma lista com os dados de configuração dos principais provedores gratuitos:
Para contas na Uol Host, além dos dados de acesso utilize os seguintes dados: Servidor de saída: smtp.seudominio.com.br SSL: Não Porta: 587
Na Uol Host não é necessário realizar nenhum procedimento no servidor.
Para contas na Locaweb, além dos dados de acesso utilize os seguintes dados: Servidor de saída: email-ssl.com.br SSL: Sim Porta: 465
Na Locaweb não é necessário realizar nenhum procedimento no servidor.
Para contas no zoho mail utilize os seguintes dados: Servidor de saída: smtp.zoho.com SSL: Sim Porta: 465
No Zoho Mail não é necessário realizar nenhum procedimento no servidor.
Pop padrão contas do Yahoo utilizam os seguintes dados: Servidor de saída: smtp.mail.yahoo.com SSL: Sim Porta: 465
Além dessas configurações é necessario fazer uma liberação interna no yahoo:
- Ative o acesso de aplicativo menos seguro:
  1. Faça login no Yahoo;
  2. Vá para as configurações de "Segurança da conta" ou clique aqui;
  3. Selecione Permitir aplicativos que usam um login menos seguro;
  4. Volte para o sistema de Imóvel Integrado é faça o teste de envio de informações.
Por padrão contas do Gmail utilizam os seguintes dados: Servidor de saída: smtp.gmail.com SSL: Sim Porta: 465
Além dessas configurações é necessario fazer uma liberação interna no gmail:
- Ative o encaminhamento POP e IMAP:
  1. Faça login no Gmail.
  2. Clique no ícone de roda dentada , no canto superior direito, e selecione Configurações.
  3. Clique em Encaminhamento e POP/IMAP.
  4. Selecione Ativar POP para todos os e-mails ou Ativar POP para e-mails que chegarem a partir de agora.
  5. Escolha o que fazer com suas mensagens depois que seu dispositivo ou cliente POP as receber.
  6. Clique em Salvar alterações.
- Ative acesso aplicativos menos seguros:
  1. Acesse Permitir aplicativos menos seguros e selecione “Permitir” para permitir que aplicativos menos seguros acessem sua Conta do Google. Não recomendamos essa opção, porque ela pode facilitar o acesso de outra pessoa à sua conta..
- Libere o acesso dos Aplicativos:
  1. https://g.co/allowaccess.
Realizando essas etapas, o envio pelo sistema irá funcionar corretamente.
   
Menu Configurações>Setores
Os setores são separações de mão de obra em sua oficina. Através dos setores que é possivel realizar o calculo de comissões. Recomendamos incluir setores de maneira mais genérica possivel, pois as comissão terão de ser incluídas individualmente para cada setor.
Para mais detalhes sobre comissões clique Aqui.

Na inclusão de produtos e serviços em uma ordem de serviço, haverá opção de escolher qual o setor esta realizando o trabalho e assim poder gerar a comissão, se houver.

No menu de configurações temos três opções relacionadas ao fluxo financeiro, eles são: contas, formas de pagamentos e departamentos, ambas as três opções seguem o mesmo principio, basta excluir os dados pré-cadastrados que não serão utilizados e realizar a inclusão das novas opções que precisar.
Menu Configurações>Formas de Pagamento
As formas de pagamento serão utilizadas na hora de quitar(dar baixa) alguma conta ou OS no sistema.

Menu Configurações>Contas
As contas assim como a forma de pagamento é uma separação que pode ser selecionada no momento de uma baixa no sistema.

Menu Configurações>Departamentos
Os Departamentos são os planos de contas contábil, que se usado permite tirar relatórios financeiros mais precisos.

Abaixo segue print da tela de contas onde é selecionado essas opções:

As situações para OS e as localizações dos veículos segue uma lógica semelhante a configuração de departamentos, basta excluir as opções que não irão utilizar e incluir as opções que estiver faltando. Depois desde que as informações tenham sido colocadas na OS, ficará fácil de localizá-la em uma situação especifica e também mais simples de confirmar o local onde esta o veículo vinculado a OS.
Menu Configurações>Situações de OS
No campo das situações basta excluir os que não utiliza e incluir novos caso precise.

Menu Configurações>Localização
Assim como as situações, basta excluir as localizações que não utilizam e fazer a inclusão de outras se precisar.

Abaixo segue print desses campos sendo utilizados em uma ordem de serviço:

Após realizar essas configurações prossiga com o passo a passo de como seguir o fluxo correto para iniciar os cadastros clique aqui

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